Allanamiento en la empresa: qué hacer en las primeras horas

Un allanamiento en una empresa casi nunca sorprende a quien conviene que esté. Suele ocurrir temprano, en una sede administrativa, y lo recibe quien está más cerca de la puerta: un recepcionista, un jefe de planta, un administrativo. El dueño se entera por teléfono, veinte minutos después, cuando la mitad de las decisiones importantes ya se tomaron.

Eso es lo que hay que corregir. No se puede evitar un allanamiento, pero sí se puede decidir de antemano cómo lo va a atravesar la empresa. Lo que sigue es lo que conviene tener resuelto antes, y lo que hay que hacer mientras ocurre.

1. Lo primero: quién atiende y a quién llama

La persona que abre la puerta no debería tener que improvisar. En una empresa preparada hay una regla simple y conocida por todos: quien recibe el procedimiento avisa de inmediato a una persona designada y a un abogado, y no toma ninguna decisión por su cuenta.

Eso implica tener definido, por escrito y antes de que pase nada:

• Quién es el responsable de recibir el procedimiento en cada sede y en cada turno.
• Un suplente para cuando esa persona no está.
• El teléfono del abogado, accesible sin tener que buscarlo.
• Quién avisa al directorio y con qué mensaje.

Parece burocrático hasta el día que sirve. La diferencia entre una empresa que tiene esto resuelto y una que no se mide en las primeras dos horas.

2. Leer la orden, y leerla completa

El allanamiento de un domicilio requiere orden judicial. Ese es el punto de partida, y conviene pedirla, leerla y quedarse con una copia o una foto. No es un acto de confrontación: es lo que corresponde.

Lo que hay que mirar con atención:

• Qué domicilio autoriza. Una orden para una sede no habilita otra, aunque sea de la misma empresa y esté enfrente.
• Qué se busca. Las órdenes suelen delimitar el objeto de la medida. Ese alcance importa después.
• Qué causa es. Número de expediente, juzgado, fiscalía. Sin eso, el abogado trabaja a ciegas.
• Quién la firma y quién la ejecuta. Identificar al funcionario a cargo del procedimiento y a la fuerza que interviene.

Anotar todo eso lleva tres minutos y es la información que su abogado va a pedirle en el primer llamado. Si no la tiene, los primeros movimientos se pierden en averiguarla.

3. No obstruir, pero tampoco colaborar de más

Son dos errores opuestos y los dos se pagan.

Obstruir —esconder material, borrar archivos, negar el acceso, demorar deliberadamente— puede generar una imputación nueva, independiente de la que motivó el allanamiento. Es la forma más rápida de convertir un problema en dos.

Colaborar de más es el error silencioso, y es el más común. Se manifiesta así:

• Ofrecer documentación que no fue requerida, "para mostrar que no tenemos nada que ocultar".
• Explicar el negocio, el circuito de facturación o quién decide qué, sin abogado presente.
• Entregar contraseñas de sistemas o casillas por comodidad.
• Dar opiniones sobre lo que investigan.

Nada de eso mejora la situación, y todo queda registrado. La colaboración de buena fe es razonable dentro de lo que la orden requiere; lo que no corresponde es ampliar voluntariamente el alcance de la medida.

4. Lo que se firma

Al final del procedimiento hay un acta. Antes de firmarla:

• Leerla completa. No es una formalidad: es el documento que va a describir qué pasó.
• Verificar el detalle de lo secuestrado. Cantidad, descripción, estado. "Una caja con documentación" no es un inventario.
• Dejar constancia de las observaciones. Si algo no ocurrió como está escrito, o falta algo, corresponde pedir que se asiente.
• Quedarse con una copia. Siempre.

Firmar sin leer, o firmar un acta que describe algo distinto de lo que ocurrió, es un problema que después cuesta mucho revertir.

5. Los dispositivos y el material profesional

El secuestro de teléfonos, notebooks y servidores es hoy la parte más sensible del procedimiento, porque un dispositivo contiene mucho más que lo que se buscaba. Dos cuestiones que conviene plantear en el momento y dejar asentadas:

• El alcance. Un dispositivo personal de un empleado no es lo mismo que un equipo de la empresa, y no siempre está comprendido en la medida.
• La comunicación con el abogado. Si en un equipo hay correspondencia amparada por el secreto profesional, corresponde señalarlo en el acto y que se deje constancia.

Estos planteos se hacen durante el procedimiento. Después, la discusión es más difícil.

6. Terminado el allanamiento, empieza el trabajo

Cuando se van, la empresa suele quedar en una mezcla de alivio y desconcierto. Es exactamente el momento de hacer tres cosas:

1. Reconstruir por escrito qué pasó, mientras está fresco: horarios, quiénes intervinieron, qué se preguntó, qué se llevaron, qué se dijo. Con la mayor cantidad de detalle posible.
2. Preservar todo lo que quedó. No reorganizar archivos, no "ordenar" el escritorio, no borrar nada. Aunque parezca irrelevante.
3. Definir quién habla. Hacia adentro y hacia afuera. Las versiones contradictorias entre empleados aparecen después en el expediente.

7. El error de fondo: enterarse tarde de la propia exposición

En la mayoría de los casos que llegan a mi estudio, el allanamiento no fue el principio del problema: fue el momento en que el problema se hizo visible. Antes hubo inspecciones, requerimientos, un proveedor con dificultades, una operación que alguien firmó sin consultar.

Por eso la pregunta útil no es "qué hago si allanan", sino "cuánto sé de mi propia exposición antes de que alguien la investigue". Esa pregunta se puede responder con tranquilidad un martes cualquiera, o con apuro el día que golpean la puerta.